Fungsi manajemen sekretaris sebagai Asisten Manajer

Fungsi dari manajemen sekretaris didalam sebuah pekerjakan ialah untuk membantu manajer umum atau pejabat tinggi perusahaan lainnya. Selain itu juga sekertaris harus menjalankan tugas yang memungkinkan atasannya memenuhi kebutuhan. Keterampilan komunikasi dan inisiatif yang baik adalah aset berharga untuk menjadi sekretaris. Maka untuk menjadi sekretaris yang handal Anda harus sering belajar tentang ilmu manajemen dan juga harus sering mengikuti pelatihan.

Untuk menjadi seorang yang mendapat tanggung jawab yang besar haryslah mengerti tugas – tugas sebagai berikut ini :

Tugas Administrasi

Tugas administratif yang harus ditangani oleh asisten pimpinan yang memiliki kemampuan manajemen sekretaris. Hal ini termasuk seperti halnya menanggapi dan menjawab panggilan telepon, menyampaikan pesan ke pihak yang sesuai, dan menangani komunikasi masuk seperti email dan surat-surat resmi. Dia juga harus mengelola file elektronik dan kertas. Kebanyakan asisten eksekutif mengelola kalender, merencanakan pertemuan dan konferensi, dan membuat pengaturan perjalanan. Dalam sebuah organisasi kecil, asisten eksekutif mungkin bertanggung jawab atas tugas sumber daya manusia seperti memasang iklan lowongan kerja, pemutaran kandidat dan melakukan wawancara secara langsung atau melalui telepon.

Tugas Khusus

Tugas sekretaris haruslah juga memiliki kemampuan dasar seperti halnya pengetahuan industri dan pengetahuan bisnis. terutama saat melakukan penelitian, mengumpulkan laporan, menangani klien dan situasi sulit, menyusun surat, dan mengantisipasi kebutuhan bisnis. Sekretaris yang sukses perlu bekerja dengan baik di bawah tekanan untuk memenuhi tenggat waktu yang ketat dan menghadapi lingkungan kerja yang menantang.

Karakteristik

Tugas sekretaris yang efektif harus cukup dapat dipercaya sehingga manajer umum dapat memiliki keyakinan bahwa tugas akan ditangani dengan benar dan tepat waktu. Dalam hal ini sekretaris juga harus memiliki keterampilan pemecahan masalah yang kuat dan bersikap tegas dalam situasi yang menantang. Keinginan untuk belajar dan dilatih akan membantu kemajuan karir.

Nah, demikian tadi sedikit ulasan mengenai fungsi manajemen sekretaris yang harsus Anda pahami selaku asisten dari pimpinan. Maka hal – hal dasar seperti itu haruslah Anda pahami untuk bekal menjadi skretaris yang handal. Sekian terimakasih.